PBX・ビジネスフォンの”保留”や”転送”の機能について
● 会社にかかった電話を外出中の社員やテレワークの社員へ転送したい
● そもそも保留と転送とは何が違うの？
そんな課題や疑問を抱えている担当者の方へ
１００社以上の電話交換機リプレース経験がある私から、知識ゼロの方でも分かるように解説していきます
PBX・ビジネスフォンの保留と転送の違い
PBX・ビジネスフォンの”保留”や”転送”の仕組みについて以下のとおり解説します。
仕組みを理解することで、電話を取り次ぐ方法を使い分けて利用することができます。
保留とは
理解しやすいように、会社にかかった電話を野球のボールに例えて解説します。
会社にかかった電話（ボール）を保留した場合（下図の①～③）
外線ボタン（または保留ボタン）という箱にいったんボールを置きます。（下図④）
その後、口頭や内線電話で「〇〇さん△番に電話です～」と伝え、担当の方がそのボールを受け取るというのが保留の仕組みです
転送とは
会社にかかって電話（ボール）を転送する場合（下図の①～③）
転送したい担当者へ直接ボールを投げます。（下図④）
転送先の担当者はボールを直接受け取るというのが転送の仕組みです
※転送先がボールを受け取れない場合は、もう一度転送ボタンを押しボールを戻します。
内線電話への転送方法
● 多機能電話機での操作方法
通話中に”転送”ボタンを押したあと、転送先の内線番号をダイヤル
転送先と通話後、もしくは通話前に受話器をおろす。
※お客様には転送ボタンを押したタイミングで保留音が送出されます。
● 一般電話機の場合
通話中に”転送”または”フッキング”ボタンを押したあと、転送先の内線番号をダイヤル
転送先と通話後、もしくは通話前に受話器をおろす。
※お客様には転送ボタンを押したタイミングで保留音が送出されます。
携帯電話への転送方法
PBX・ビジネスフォンで電話を取り次ぐとき、転送する先は
内線電話に限らず、外出中やテレワーク中の社員の携帯電話にも転送が可能です。
操作方法は、以下のとおりです。
その後の操作方法は内線電話へ転送する操作と同じです。
※PBX・ビジネスフォンの設定によって転送できない場合があります。
電話工事業者に確認しましょう
まとめ
テレワークでの働き方が進む中、電話設備の課題に悩まれる担当の方も多くいます。
クラウドPBXやスマートフォン内線化などの予算はないが、電話応対の品質をさげない手段として
会社にかかってきた電話を携帯電話へ転送する方法も取り入れてみては如何でしょうか
社員への携帯電話支給については、低価格の定額制プランなどを利用してコストにあった利便性を実現しましょう。
電話設備の更新を検討されている方は、電話交換機の価格相場について、別記事で解説していますので参考にしてください。
電話交換機（PBX・ビジネスフォン）の価格相場と価格の抑え方
