中小企業おすすめグループウェア

この記事の内容

おすすめグループウェアは Aipo

コロナ感染拡大の影響により、テレワーク導入などの促進もあって、スケジュールをはじめとする社員間の情報共有は、必要不可欠になりっています。

今や、グループウェアなしでは業務が困難な状況

数多くのグループウェアがありますが、大手企業で使われている代表的なものは

代表的なグループウェア

・Office365
・ｻｲﾎﾞｳｽﾞ
・desknet’s NEO
・G Suite

グループウェアを導入していない企業は、50人以下の中小企業が多く、導入しない理由としては以下のとおり

【グループウェア導入していない主な理由】

・費用対効果を上司・経営者に説明できない
・使わない機能が多い
・情報共有の必要性を感じない

本当はグループウェアを導入したいが、経営者に対して費用対効果をうまく説明できないのがIT担当者としての悩みとなっているようです。

多くのグループウェアサービスがありますが、料金を抑えるグループウェアとして
必要機能を選択して、料金を抑えることができ、事前に３０日間のサービス体験を

” 無料 ”で試すことができる Aipo（アイポ）をご紹介します。

中小企業向けで、説明書がなくても使うことができる操作性です。

【ワークフロー】

各種稟議書・出張申請・有給申請など、エクセルで作った資料に、上長の印鑑を必要としている承認フローがあればこの機能がおすすめです。

（現在）　課長 → 部長 → 役員 → 社長　※承認まで1週間（無駄なタイムロス）

グループウェアのワークフロー機能を使えば、WEB上で承認行為が行われ、外出先での承認も可能となり、承認まで大幅な時間短縮ができます。

承認進捗状況が共有されるため、早く処理が進められる傾向になります。

【掲示板】

社員全員に周知したい内容を掲載します。
社員全員へのメール連絡では、メールを見落とす従業員もいて、全員に周知したい内容は、グループウェアを開く度にトップ画面に掲載される掲示板をおすすめします。

掲示板利用例

・メンテナンスによるサーバー運用停止の連絡
・会社でのイベント内容（創立記念など）
・社長賞や社会貢献などの受賞内容
・コロナ感染拡大における対策について
・人事異動・新入社員紹介など

【チャット】

グループウェア導入企業では、社員同士の連絡はメールではなく、チャットを使う事が圧倒的に多くなります。
それだけ、手軽に利用する事ができ、チャットの既読機能は、相手が確認したかの判断となり、連絡ミスを防ぐメリットもあります。

グループチャットを使って、グループ内のコミュニケーションを高める効果もあります。

【フォルダ】

アップデートされていく資料や電子ファイルの最新の情報を、フォルダ保管しておけば、従業員へ周知することができます。

誤って旧フォーマットを使い、修正する無駄な業務を削減できます。